Solution de gestion électronique de documents appliquée à l’ensemble du circuit de validation du cycle achat.
- Disposer d’un véritable outil d’aide à la décision en fournissant à chaque acteur de l’entreprise toutes les informations pertinentes sous forme de tableaux de bord avec les images des documents.
- Réduire les coûts de traitement d’une facture en éliminant le papier des procédures et en accélérant la validation des factures (Workflow de validation, ...),
- Partager l’information en associant l’image des factures aux écritures comptables,
- Améliorer les processus : Suivi en temps réel du circuit de validation de facture par la comptabilité, amélioration des délais de clôture, traitement des litiges facilité,…
- Offrir une gestion collaborative du traitement des factures et rapprocher les acteurs « valideurs » du service financier,
- S’affranchir de l’obligation de proximité physique du service financier,
- Offrir un accès immédiat aux documents à partir des applications comptables.
Notre
solution s’adresse également à tout autre circuit de validation de
documents (devis, contrats commerciaux, documents juridiques, etc..).
Correspond à chaque structure d’entreprise : PME, Grands Comptes, Administrations,…
Gestion multi sociétés et multi sites,
Intégration continue aux applicatifs métiers de l’entreprise (ERP : SAP, Qualiac, etc..),
Architecture autour d’une solution Client/serveur et Intranet,
Solution indépendante du choix des bases de données de l’entreprise : Oracle, SQL Server, SyBase, MySQL…
Stockage sécurisé des données,
Implémentation rapide et utilisation facile permettant un démarrage et un déploiement efficace.
Acquisition, Numérisation,…
Numérisation des factures par lots et acquisition des documents afférents (bons de commande, bons de livraison,…),
Capacité de traiter les flux électroniques entrants et sortants,
Archivage électronique avec une traçabilité inscrite dans le document,
Diffusion et alerte par messagerie,
Pré ventilation par sociétés et services.
Indexation, Ventilation, Suivi…
Indexation manuelle ou automatique par OCR et LAD,
Capacité d’affichage des données issues de l’application métier,
Gestion et affectation automatique des signataires,
Tableau
de bord de suivi des factures par services / signataires /actions à
réaliser/état des factures (en attente, refusées,validées,..),
Traitement des relances,
Outil de recherche,
Présentation multi fenêtres de plusieurs documents (ex : facture et bon de commande),
Génération automatique de l’historique lors de l’enregistrement d’une pièce d’un dossier.
Workflow de validation
Intégration des règles propres à la société,
Accès sécurisé par "login / mot de passe" à l'intranet,
Traitement de la facture (Validation / Refus Mise en attente), et ajout de commentaire,
Tableau de bord,
Outil de recherche affiné,
Archivage électronique sécurisé,
Accès aux factures et validation dans un intranet.
Intégration avec l’application Métier
Possibilité d’accéder à l’ensemble des fonctionnalités directement à partir de l’application métier,
Aide à la saisie par affichage des données directement issues de l'application métier,
Ecriture comptable automatique.
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peut s'interfacer avec nos différents modules spécifiques.